Gate Crashers o la Pesadilla recurrente de los organizadores de eventos.

Gate crashers, intrusos, colones, autoinvitados… Pongan ustedes el nombre. Yo les llamo “Horas de sueño perdidas agonizando pensando que un indeseable se presente en la puerta del evento que estoy organizando”. Quizá mi nombre es demasiado largo (tan largo como esas interminables noches de agonía) así que mejor lo dejamos en intrusos.

Les voy a contar un cuento más antiguo que el sol: lista de invitados cerrada, invitaciones enviadas, intruso que no recibe invitación, intruso decide que su invitación se ha traspapelado o algo así, intruso se presenta en la puerta del evento. Habemus drama.

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Michaele Salahi, protagonista de un reality show, se coló en una cena de estado en la Casa Blanca llegando incluso a saludar al presidente Obama

Pocas situaciones en el universo evento se me antojan más desagradables que una persona que no ha sido invitada montando un show en la puerta para colarse. He visto estrategias de todos los colores: agarrarse del brazo de un invitado y tratar de entrar disimuladamente, llorar, sobornar, amenazar, exigir hablar con el anfitrión… ¿La más peregrina?: “el perro se comió mi invitación”. Y mi favorita, el clásico “usted no sabe quién soy yo”, que en mi cabeza (sólo en mi cabeza, nunca en mis labios) siempre tiene la misma respuesta: “sí lo sé, usted es alguien que NO está en la lista de invitados y se quiere colar”.

La de perro guardián es una de las facetas menos atractivas de esta profesión, pero es absolutamente necesaria. Los organizadores de eventos también tenemos corazón, a veces incluso buen corazón, y no es plato de buen gusto tener que darle a alguien con la puerta en las narices. Pero si ese intruso no ha sido invitado, seguro que hay una razón de peso. Puede ser personal, que al anfitrión no le apetezca o no le interese invitarle. ¿Qué ocurriría entonces si me ablando y dejo pasar a la ex mujer despechada del anfitrión? Adiós evento, hola drama.

Puede ser que la ausencia de esa persona sea más beneficiosa para el evento que su asistencia. Quiero decir, quizá es un perfil demasiado wow que oscurecerá el objetivo del evento ya que sólo se hablará de él y no del objetivo. También puede ocurrir que ese perfil vaya directamente en contra de la imagen o del objetivo del acto. Imaginen un concejal de urbanismo condenado por corrupción tratando de colarse en un evento de una constructora (en este caso no hace falta ponerle demasiada imaginación…)

¿Y si el anfitrión ha dejado fuera al intruso porque este tiene un “historial” en eventos? Del tipo “Si ya saben cómo me pongo, ¿para qué me invitan?”. Pues por eso precisamente no te habían invitado, querido…

Y otro punto a tener en cuenta ¿Para qué se quiere colar el intruso? ¿Cuáles son sus intenciones? ¿Cenar por la cara? ¿Hacerse una foto con el famoso de turno? Quizá tengan  unas intenciones más oscuras como por ejemplo (introduzca aquí: demostraciones políticas de cualquier signo, protestas activistas, fugarse con la novia en la boda…)

Fuera de bromas, aunque todo lo que rodea a la organización de eventos ha de ser flexible y adaptable, hay algo que no se negocia: el aforo de la localización. Si dejamos pasar a todo aquel que se presente en la puerta con una sonrisa estaríamos cometiendo una irresponsabilidad tal que no la quiero ni pensar.

La pesadilla de los organizadores de eventos se multiplica cuando estamos diseñando un evento en el que habrá prensa en la puerta, ya que entonces el drama tiene un altavoz. Pongamos unos premios de cine con nombre de pintor. Pongamos una actriz que triunfó en su momento pero que ahora está en el ocaso de su carrera. Pongamos que dicha actriz no ha sido invitada pero se presenta en la puerta envuelta en un visón y una catarata de diamantes. Pongamos que la actriz se enfada. Y grita. Y llora. Y amenaza. Pongamos que las cámaras están registrando todo el drama. Pongamos unas azafatas que desean que se las trague la tierra. Pongamos un anfitrión furibundo porque ya sabe cuál va a ser la portada de mañana en todos los periódicos…

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Patrón, no hace falta ponerse tan dramático… Llame a un organizador de eventos profesional!!

La buena noticia es que el cuento sí puede tener final feliz. Y es que si queremos comer perdices y ser felices para siempre, hay que ubicar a un profesional de la organización de eventos en la puerta. No es justo que aquellas azafatas tuvieran que hacer frente a semejante situación ellas solitas, porque no están preparadas para ello. Nosotros sí. Estamos entrenados para hacer frente a momentos de crisis, para responder de la mejor manera posible. Más aún, conocemos las estrategias a aplicar durante la fase de planificación del evento para evitar llegar a este punto.

Pero claro, ¿quién necesita un organizador de eventos profesional?, ¿verdad?

Recomendaciones express de I Love Protocolo y últimos comentarios:

Es posible que alguna parte de este post sea un elemento de ficción y cualquier parecido con la realidad sea pura coincidencia. O no…

Bajo su propia responsabilidad, insisto, bajo su propia responsabilidad pueden ustedes ver la película (por llamarlo de alguna manera) “De boda en boda”, sobre dos tipejos expertos en colarse en eventos.

Muchísimo más recomendable el documental “Crasher” (2009) en el que Scott Weiss, uno de los intrusos más famosos de USA, comparte sus secretos para infiltrarse en las fiestas top. Y es que la mejor manera de vencer al enemigo es conocer sus tácticas.

Señoras y señores, no hace falta que cierren puertas y ventanas. Llamen a profesionales y nosotros velaremos por su evento.

Gracias por leerme,

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